在一个日益增长的业务中,当管理时间和纸张的出勤时,这一天最终会来到效率低下,尤其是在试图平衡加班时,有偿时间和无数条例。“当公司达到50名员工时,它通常会发生,”Replicon Inc.的产品战略副总裁Jose Gaosa Gaosa Gaose Gaose Gaoss表示,这是一个基于云的时间跟踪应用程序提供商。“在那一点上它变得太复杂了。”

它也可能非常耗时,人力资源人员每周花费数小时手动跟踪考勤表或打孔卡,并将这些数据转移到工资表。高纳回忆起与一家医疗机构合作的经历,该机构每月处理1万名员工的工资,并有手动计时系统。

“他们有10人参与加工时间,”他说。提前两周开始,团队将坐在会议桌旁,并通过成堆的时间卡,然后将他们的工作传递给他们旁边的人,以检查准确性。“因为他们必须提前两周开始,他们必须预测每个月的最后两周,”他说。一旦他们实施了自动时间和出勤系统,该过程从两周到三天,从10人到两个。“它的影响很大。”

路障

  • 不自动一切。一个好的时间和考勤系统将自动完成冗长的任务,比如跟踪数据和生成报告,但你仍然需要有人来做一些事情,比如适应个人时间表目标或适应劳动力计划中的短期波动。
  • Deloitte Consulting的Lisa Disselkamp表示,这次旅程中的一个主要障碍是有四个利益相关者 - 贸易奖金,IT,金融和运营。“您需要选择单个所有者,或者该过程将由具有最大影响的个人驱动。”

随着时间 - 节约,自动化时间和出勤系统还可以消除错误,揭示时间盗窃,最重要的是,帮助合规。“当我们与公司交谈时,他们关注的1号问题是合规性,”ADP小型商务服务总经理Richard Allaway表示。ADP最近的一项调查显示,35%的受访者表示,他们今天花费更多的时间对人力资本管理相关的合规性跟踪,而不是两年前。它只会变得更糟。“人力资源景观有关国家和联邦法规的令人难以置信的复杂性,如果雇主没有遵守所有人,他们面临罚款,处罚甚至诉讼,”他说。

根据PricewaterhouseCoopers的2015年全球首席执行官调查,78%的首席执行官涉及过度监管及其对实现公司战略能力的影响。根据美国小型工商管理调查,这尤其适用于每名员工比大型公司高达80%的小企业。

与工资单相关的自动时间和出勤系统可以降低合规性问题的风险,因为它提供了公司需要跟踪和审核其调度和加班费的透明度和数据管理工具,以确保遵守经济实惠的护理法,家庭和医疗离开法案,当地规则和联盟合同。

快速跟踪

  • 考虑一个点系统处理长期延迟员工。从五分开始,开始每个员工,然后在他们迟到的时候拿走一个,然后每六个月向他们的银行增加一个额外的一点。为那些用完积分的人建立适当的纪律措施。
  • “将时间视为资产,'副本公司的何塞高纳说。你不会扔掉资源的宝贵产品,所以给你的团队的时间同样尊重。腾讯欧洲杯竞猜

价值与风险

虽然如果您想要从时间和出勤系统中获得最大价值,但您需要考虑大于合规性的大于德勤咨询的人力资源转型总监Lisa Mistrkamp表示。“时间和出勤不应该被视为后台功能,”她说。“它应该定位为商业成果的司机。”

如果公司希望充分利用这些工具和流程,应将调度和出勤策略与具有可衡量结果,如提高生产率,增加员工参与,更好的客户满意度或降低运营成本等业务目标。“当你专注于你试图作为企业完成的东西时,它会令人欣赏谈话,”她说。

例如,如果员工参与是目标,您可能会专注于创建更可预测,一致性和足够的时间表,因此员工可以更好地计划他们的生命和预算,并减少生病日和转移交易的使用。“它为员工和雇主创造了共享价值,”Mistelkamp表示。

无论您的业务目标如何,在执行任何时间和出勤系统之前,要执行尽职调查很重要。这意味着确保您了解您的痛点,您想要完成的内容以及如何衡量新系统的影响。Distelkamp说,并认识到它将需要改变您的操作方式。“一开始就会感到颠覆性,但在长远来看,它会增加很多好处。”

时间及考勤清单

  • 一旦您打了50名员工,转换到自动时间和出勤系统就会有意义。
  • 为了衡量新系统的投资回报,因子时间保存,合规风险,“时间盗窃”和意想不到的进入等式。
  • 在选择工具之前,更新您的日程安排流程和出勤规则。
  • 选择一个可以随身携带的系统,并适应不断变化的规定。

计划

组织数据。收集关于日程安排的所有历史数据,以及关于出勤规则、工资指南、工会协议和任何其他影响时间和出勤的文件。“如果所有这些数据都不到位,转型将会复杂得多,”replicicon的高纳说。

查看您的过程。考虑如何考虑如何分配时间表,跟踪时间/加班,以及追踪迟到和休假日,然后考虑维修官Joe Wang表示是否要改进。“您希望清楚地定义预期的流程,以及您将在何时何地进行异常。”王说,考虑是否要围绕如何分配时间表的规则来更新如何分配时间表的规则,以及处理员工的员工的方式。

看看法规。时间和出勤计划最大的目标之一是实现和证明合规性。在选择系统之前,识别您需要收集的数据所需的规则,以及Ceridian HCM Inc.的产品战略管理员的经理Andrew ShopsoWitz表示,您需要收集的数据,以实现这些目标,以实现这些目标。“你没有将时间,调度,工资单和福利在一起,它可能很难保持合规性。“

找到隐藏的路障。Distelkamp表示,对您的时间和出勤过程的各个方面进行审计,专注于个人创建的“家庭成长”解决方案,但Distelkamp表示。例如,所有在纸张上调度的经理,然后稍后将数据进入系统,或者允许换档更改而不记录它们。“如果那些隐藏的系统仍然存在,它会影响你的结果,”她说。

设定一个基准。衡量今天做时间和考勤的时间,包括与修复错误相关的成本,将数据从一个系统移动到另一个和遵守相关的惩罚。使用这些作为基准来证明新系统的有效性。

设定期望。弄清楚如何与业务战略对齐,然后建立关键绩效指标 - 即提高生产力,降低营业额,降低运营成本。“当你知道你想要实现的结果时,你可以从中重新开始,”Masterckamp说。

整理一份供应商名单。专注于核心功能,例如是否是基于云的,具有移动功能,用户可根据用户定制,并与更广泛的人力资源管理系统集成。然后看看可用性和性能。“它需要用户友好,或者您不会从管理人员购买,”Shopsowitz说。

让经理参与评审过程。如果它们是将使用该工具的人,他们必须喜欢它的工作原理。

审查报告工具。最好的解决方案将为您提供与关键绩效指标相关的实时洞察力和警报,例如加班,或兼职工作人员的加班。“你不想在它发生后两周审查该数据,”Shopsowitz说。“如果您要避免合规性问题,你希望实时反馈。”

让供应商证明自己。Distelkamp说,不要让系统推动该过程。“告诉您的供应商您正在寻找的结果,然后让他们向您展示有助于您实现这些结果的功能。”

想想未来。选择可以随贵公司种植的供应商和系统,并轻松适应适应新的法规,员工和调度策略。您不希望被锁定到三年内不满足您需求的系统中。

做个应用吧。利用机动性的特点,让经理和员工可以自由地随时查看日程安排。Disselkamp说:“你需要一个可以在工作发生的地方使用的系统。”

培训员工使用该系统。从新的时间和考勤工具获得价值的唯一方法是如果经理有效地使用它。提供各种格式的培训和支持工具(例如,实时类,基于Web的模块和帮助台支持),以确保他们有信心接受新软件。

交流。Wang说,一旦你选择了一个工具和/或一个新的过程,告诉你的员工变化是什么,他们将如何工作,以及他们将如何给员工和组织带来好处。“如果员工理解你为什么要改变时间和出勤计划,就不会觉得‘老大哥’在监视他们了。”

审查

根据关键绩效指标衡量结果。在实施该系统6到12个月后,收集数据以评估其影响。你减少加班了吗?改进的订婚吗?更有效地将时间表与业务流对齐?量化该系统的有效性将有助于将人力资源投资与战略业务成果联系起来。

跟踪采用。确保经理和人力资源团队有效地使用该工具,包括数据分析功能,以支持实时决策,并确保规则和法规得到满足。如果采用率低,可以考虑提供额外的培训或激励。

在整个业务中沟通结果。与执行团队,管理人员和前线工人分享影响数据,并定制您与观众相关性的沟通,例如对您的首席执行官或首席财务官的经济利益,或者向员工和经理更加一致的时间表。

使用数据来构建您的品牌。减少营业额,改善员工满意度以及调度方面的更大可预测性是所有值驱动的结果,可以帮助您将公司建立为首选雇主。

用储蓄做点什么。迪塞尔坎普说,计划一下如何使用新系统节省下来的时间和金钱。然后把这个计划传达给公司。“它能帮助人们理解他们是如何为企业做出贡献的,这可能是非常赋权的。”

搭档

计划

  • 收集您的所有员工和监管文件。
  • 修改创建效率低效率的任何时间和出勤规则或进程。
  • 确定直接影响您业务的当前和未来的法规。
  • 查找本质的进程(即,用于时间跟踪的自定义电子表格),需要将其合并到您的新系统中。
  • 定义战略业务成果(例如,减少加班和提高参与度),并设置一个基线来衡量结果。

  • 汇编一个供应商的候选列表,这些供应商提供的特性可以满足您的需求。考虑在列表中包括移动选项、实时报告和软件即服务。
  • 让管理人员参与评审过程,以确保认可和证明可用性。
  • 当您遵守规定或内部设置规则时,请查找提供警报的工具。
  • 选择可以随身携带并适应更改规定的系统。
  • 教授员工使用该工具,并解释您选择它的业务目标。

审查

  • 衡量关键绩效指标的结果,专注于节省时间和金钱等时间,提高保留和更高的问责制。
  • 与执行团队,经理和前线工人分享结果。
  • 确保管理人员有效地使用该工具,并提供培训,激励和截止日期,以鼓励采用。
  • 使用结果吸引新员工,并将自己建立为首选的雇主。
  • 把节省下来的钱和时间再投资到新的计划或激励措施上,让员工知道他们在这些计划中所扮演的角色。

原始来源:劳动力

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